Ultimo aggiornamento: 20 ottobre 2026
Questa informativa spiega come Vox Book tratta i dati personali di chi visita il sito voxbook.it, dei saloni che usano il servizio e dei loro clienti che scrivono su WhatsApp.
1. Chi siamo
Vox Book è un servizio di VoxLocal di Nardi Filippo, ditta individuale, partita IVA 03036390429, con sede in Via G.Loreti 25, Fabriano (AN) 60044. Per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi scrivere a f.nardi@voxbook.it.
2. Chi decide sui dati
Clienti dei saloni. Quando scrivi su WhatsApp a un salone che usa Vox Book, il titolare del trattamento dei tuoi dati è il salone. Vox Book tratta i dati per conto del salone, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo le sue istruzioni e un accordo scritto.
Saloni clienti e visitatori del sito. Per i dati dei titolari dei saloni e di chi visita voxbook.it, il titolare del trattamento è Vox Book.
3. Quali dati trattiamo
Clienti dei saloni: numero di telefono WhatsApp, nome, contenuto dei messaggi (testi e trascrizione dei messaggi vocali), appuntamenti prenotati, spostati o cancellati, lingua preferita ed eventuali note utili all’appuntamento.
Titolari dei saloni: nome, email, numero di telefono, dati del salone (servizi, orari, collaboratori), dati di fatturazione.
Visitatori del sito: dati tecnici di navigazione e, se usi la chat dimostrativa, i messaggi che scrivi.
Non chiediamo e non vogliamo ricevere dati sanitari o particolari. Se un cliente li comunica spontaneamente (per esempio un’allergia), vengono usati solo per avvisare il salone.
4. Perché li trattiamo
Finalità
Base giuridica
Gestire prenotazioni, spostamenti, cancellazioni e promemoria degli appuntamenti
Esecuzione del servizio richiesto dal cliente al salone
Fornire l’abbonamento Vox Book ai saloni, assistenza e fatturazione
Contratto; obblighi di legge (fiscali)
Sicurezza del servizio e prevenzione di abusi
Legittimo interesse
Comunicazioni promozionali
Solo con consenso esplicito, revocabile in ogni momento
5. Assistente automatico
Le risposte su WhatsApp sono scritte da un assistente digitale basato su intelligenza artificiale, che usa solo i dati del salone (servizi, orari, disponibilità). L’assistente non prende decisioni che producono effetti giuridici sulle persone. In qualsiasi momento puoi chiedere di parlare con una persona del salone.
6. A chi affidiamo i dati
Per far funzionare il servizio usiamo fornitori che trattano i dati per nostro conto, con accordi conformi al GDPR:
Meta Platforms — piattaforma WhatsApp Business (invio e ricezione dei messaggi)
n8n — automazioni del servizio (server nell’Unione Europea, Germania)
Supabase — database delle agende (server nell’Unione Europea, Irlanda)
Anthropic — modello di intelligenza artificiale per le risposte (Stati Uniti)
Stripe — pagamenti degli abbonamenti dei saloni
Google — posta elettronica aziendale
Framer — hosting del sito voxbook.it
Quando i dati sono trattati fuori dall’Unione Europea, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali standard della Commissione europea o adesione al Data Privacy Framework). I dati non vengono venduti né usati per pubblicità.
7. Per quanto tempo li conserviamo
Appuntamenti e anagrafica dei clienti di un salone: per tutta la durata del contratto tra il salone e Vox Book; entro 30 giorni dalla fine del contratto vengono cancellati o restituiti al salone.
Testo delle conversazioni WhatsApp: [6 mesi] dalla data del messaggio, poi cancellato.
Dati di fatturazione dei saloni: 10 anni, come richiesto dalla legge.
Messaggi della chat dimostrativa del sito: [30 giorni].
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento o riceverli in un formato leggibile (portabilità).
Se sei cliente di un salone, puoi rivolgerti direttamente al salone oppure scriverci: inoltreremo la richiesta al salone e lo aiuteremo a risponderti.
Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Come chiedere la cancellazione dei tuoi dati
Scrivi a [EMAIL PRIVACY] con oggetto “Cancellazione dati”, indicando il numero di telefono WhatsApp con cui hai scritto e, se lo ricordi, il nome del salone.
In alternativa, scrivi al salone su WhatsApp chiedendo la cancellazione dei tuoi dati.
Ti confermiamo l’avvenuta cancellazione entro 30 giorni. Restano esclusi solo i dati che la legge ci obbliga a conservare.
10. Sicurezza
I dati sono conservati su infrastrutture protette, con accesso limitato alle sole persone e ai soli sistemi che ne hanno bisogno, connessioni cifrate e chiavi di accesso custodite separatamente.
11. Modifiche
Potremo aggiornare questa informativa. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in alto.